AI-notulen
Notulen opgesteld op basis van de vergadering, afgewerkt door de secretaris
De AI-notulenbouwer neemt de vergadering op, koppelt de transcriptie aan de agenda en stelt een gestructureerd ontwerp van de notulen voor. De bestuurssecretaris leest het na, vult het aan en legt het ter goedkeuring voor.
Wat de notulenbouwer voorbereidt
Alles wat de secretaris anders na de vergadering uit zijn notities moet reconstrueren.
Transcriptie
De vergadering wordt opgenomen en uitgeschreven, met sprekers en tijdstempels.
Hoofdstukken per agendapunt
De transcriptie wordt opgedeeld in hoofdstukken die de agendapunten volgen.
Ontwerpnotulen
Per punt wordt een ontwerp voorgesteld, met resoluties, stemmingen en actiepunten.
Na te kijken punten
Inconsistenties en ontbrekende elementen worden aan de secretaris gesignaleerd.
Werking
Van vergadering tot goedgekeurde notulen
- 01
Plan de vergadering
Plan de vergadering in Dafira. Bij online vergaderingen neemt de assistent deel aan de oproep via Teams, Zoom, Google Meet of Webex.
- 02
Neem de bespreking op
De assistent neemt de vergadering op en schrijft ze uit, terwijl de bestuurders zich op de bespreking concentreren.
- 03
Ontvang een ontwerp
De notulen worden punt per punt opgesteld, met de beslissingen, stemmingen en acties van de vergadering.
- 04
Nalezen en goedkeuren
De secretaris past het ontwerp aan, exporteert het zo nodig naar Word en legt het ter goedkeuring en ondertekening voor.
Talen
Notulen in de officiële taal van uw onderneming
De notulenbouwer herkent de gesproken taal en schrijft de notulen in de taal van uw keuze.
- Frans
- Engels
- Duits
- Spaans
- Italiaans
- Nederlands
en meer
Transcriptie
Elk woord, met sprekers en tijdstempels
De volledige transcriptie blijft beschikbaar naast de notulen. Elk hoofdstuk verwijst naar het moment in de vergadering waaruit het komt, zodat de secretaris een formulering in enkele seconden kan nagaan.
- Herkenning van sprekers
- Tijdstempels gekoppeld aan elk hoofdstuk
- Export van de volledige transcriptie
Gemaakt voor de bestuurssecretaris
De secretaris behoudt de volledige redactionele controle. De notulenbouwer bereidt het ontwerp voor; de secretaris beslist wat wordt vastgelegd.
Minder tijd aan het opstellen
Vertrek van een gestructureerd ontwerp in plaats van een leeg blad.
- Ontwerp beschikbaar na de vergadering
- Opmaak volgens uw huisstijl
- Klaar voor goedkeuring
Betrouwbare notulen
Notulen die u kunt toetsen aan de opname.
- AVG-conforme opname
- Auditklare documentatie
- Transcriptie bewaard bij de notulen
Deel van de bestuurswerking
De notulen staan naast de agenda en het bestuursdossier.
- Gekoppeld aan de agendapunten
- Goedkeuring en e-handtekening in Dafira
- Actiepunten meegenomen in de opvolging
Andere functionaliteiten
Elke functionaliteit werkt met dezelfde vergaderingen, documenten en leden.
Bekijk Dafira met uw eigen bestuursdossier
Een demo van 30 minuten met iemand die zelf bestuursvergaderingen heeft georganiseerd. Breng een echte agenda mee, dan zetten we die samen met u op.